Semua pos

Panduan akauntan: cara tukar penyata PDF secara pukal kepada helaian Excel yang kemas dalam beberapa saat

5 November 2026

Hujung tahun. Pelanggan menghantar satu folder: dua belas penyata bulanan, dua daripadanya imbasan, satu PDF yang menggabungkan tiga bulan, dan satu penyata untuk akaun lain yang terselit secara tidak sengaja. Ini rutin untuk menukar folder itu kepada Excel yang kemas dan sudah disemak, satu fail bagi setiap akaun. Dengan salinan digital, ia siap dalam beberapa saat. Halaman yang diimbas mengambil masa lebih lama, dan Parserje memberitahu berapa lama sebelum ia bermula.

1. Asingkan folder mengikut akaun dahulu

Satu fail Excel meliputi satu akaun, iaitu satu bank dan satu nombor akaun. Itulah yang membuatkan semakannya bermakna: baki berjalan hanya berjalan dalam satu akaun. Jadi sebelum menukar apa-apa, kumpulkan PDF mengikut akaun, dan namakan fail supaya tersusun, contohnya Pelanggan Maybank 2026-01.pdf.

Kalau ada yang terlepas, Parserje akan menangkapnya. Fail daripada bank lain atau akaun lain diasingkan daripada fail Excel itu, dan hasilnya menyatakan fail mana dan sebabnya. Satu PDF yang mengandungi beberapa akaun perlu dikeluarkan dan ditukar berasingan.

2. Masukkan semua penyata akaun itu serentak

Pilih semua PDF bagi akaun itu dan seret ke halaman sekali gus. Fail yang digabungkan akan dipecahkan mengikut penyata, dan setiap bulan dibaca berasingan: salinan digital daripada lapisan teksnya, imbasan melalui OCR, dan fail yang bercampur kedua-duanya pun tiada masalah. Kalau ada halaman yang perlu diimbas, Parserje memberitahu berapa banyak dan anggaran masanya, dan bertanya dahulu sebelum bermula.

3. Biarkan ia membuang pertindihan

Folder pelanggan memang selalu bertindih. Satu bulan dimuat turun dua kali, atau cetakan cawangan meliputi tarikh yang sama dengan e-penyata. Baris yang muncul dalam kedua-duanya disimpan sekali sahaja. Baris yang dibuang dimasukkan ke helaian tersendiri, Duplicates Removed, bersama fail asalnya dan baris yang diduanya, dan satu nota di bahagian atas helaian utama menunjuk ke situ. Tiada apa yang hilang tanpa jejak.

4. Baca hasilnya sebelum memuat turun

Hasilnya menunjukkan akaun, baki akhir dan sama ada angkanya sepadan dengan penyata. Lihat dua perkara: baki akhir itu sama dengan baki akhir yang tercetak pada penyata terakhir, dan mana-mana baris yang ditandakan oleh Parserje. Tanda bermakna ia kurang pasti, bukan gagal. Satu pandangan pada PDF sudah cukup untuk selesaikannya.

5. Muat turun satu fail Excel

Anda dapat satu fail .xlsx bagi akaun itu. Di dalamnya:

• All: setiap transaksi, dengan lajur Date, Description, Type, Amount, Balance dan Check. Debit ditunjukkan sebagai negatif, jadi jumlah lajur Amount ialah pergerakan bersih. Akaun dan baki akhir dinyatakan di atas jadual.
• Debit dan Credit: baris yang sama dipecahkan mengikut arah.
• Helaian bulanan, kalau anda menambahnya: satu helaian Debit dan satu helaian Credit bagi setiap bulan, untuk penyesuaian bulan demi bulan.
• Summary, kalau anda membuatnya: ia dibuka sebagai helaian pertama.
• Duplicates Removed, apabila ada penyata yang bertindih.

6. Simpan bersebelahan dengan PDF

Simpan fail Excel dalam folder yang sama dengan penyata asalnya, dengan nama yang sepadan, supaya enam bulan kemudian soalan "angka ini datang dari mana" boleh dijawab dengan satu klik. Biarkan fail itu seperti asal. Apabila baris itu akan masuk ke perisian perakaunan, gunakan salinan, seperti yang diterangkan dalam cara guna failnya dengan AutoCount, Bukku dan Excel.

Kemudian akaun seterusnya

Tiga akaun bermakna tiga kali tukar dan tiga fail Excel. Lebih lama menyebutnya daripada membuatnya, dan hanya cara ini membolehkan semakan memberitahu bahawa setiap akaun itu lengkap. Untuk memahami kenapa semakan itu sangat penting, baca kenapa kemasukan data manual merosakkan penyesuaian. Kalau folder itu kebanyakannya imbasan, baca cara penyata Maybank yang diimbas dibaca. Untuk asasnya, mulakan dengan cara tukar penyata bank PDF kepada Excel.